Spoločnosť SLOVAKIA TOP ESTATES, s.r.o., ktorá je prevádzkovateľom obchodnej značky RE/MAX na území Slovenskej republiky, zriadila v zmysle zákona č. 54/2019 Z.z. o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v platnom znení (ďalej len „zák. č. 54/2019 Z.z.“) tzv. Vnútorný oznamovací systém (ďalej iba „VOS“) za účelom oznamovania možných protiprávnych konaní. Hlavným cieľom ochrany oznamovateľov je umožniť odhaľovať protiprávne jednanie odohrávajúce sa na pracovisku, alebo pri výkone pracovnej činnosti.
VOS sa vzťahuje na zamestnancov spoločnosti SLOVAKIA TOP ESTATES, s.r.o., so sídlom Cesta na Senec 2/A, Bratislava – Ružinov 821 04, IČO: 36 276 065 (ďalej len „RE/MAX SK“), na všetkých franšízistov, ktorí majú s RE/MAX SK uzavretú zmluvu o franšíze a všetkých Partnerov predaja, ktorí majú uzavretú s franšízistami RE/MAX SK zmluvu s Partnerom predaja.
VOS je definovaný v Smernici č. 1/2023 o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti, vydanou spoločnosťou SLOVAKIA TOP ESTATES, s.r.o. dňa 1/9/2023.
SMERNICA O OCHRANE OZNAMOVATEĽOV PROTISPOLOČENSKEJ ČINNOSTI
č. 1/2023
spoločnosti SLOVAKIA TOP ESTATES, s.r.o., so sídlom Cesta na Senec 2/A, Bratislava – Ružinov 821 04, IČO: 36 276 065
prijatá
v zmysle zákona č. 54/2019 Z.z. o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v platnom znení (ďalej len „zák. č. 54/2019 Z.z.“):
Čl. I
ÚVODNÉ USTANOVENIA
1/ Táto smernica sa vzťahuje na zamestnancov spoločnosti SLOVAKIA TOP ESTATES, s.r.o., so sídlom Cesta na Senec 2/A, Bratislava – Ružinov 821 04, IČO: 36 276 065 (ďalej len „RE/MAX SK“), na všetkých franšízistov, ktorí majú s RE/MAX SK uzavretú zmluvu o franšíze a všetkých partnerov predaja, ktorí majú uzavretú s franšízistami RE/MAX SK zmluvu s partnerom predaja.
2/ Smernica bola prijatá v zmysle zák. č. 54/2019 Z.z., ktorý upravuje
Čl.II
VYMEDZENIE ZÁKLADNÝCH POJMOV
1/ Oznámením sa rozumie uvedenie skutočností, o ktorých sa oznamovateľ dozvedel v súvislosti s pracovnoprávnym vzťahom alebo iným obdobným vzťahom a ktoré sa týkajú protispoločenskej činnosti.
2/ Oznamovateľom sa rozumie osoba, ktorá v dobrej viere urobí oznámenie orgánu príslušnému na prijatie oznámenia alebo zamestnávateľovi. Okrem oznamovateľov v pracovnoprávnom vzťahu sa zákonná ochrana vzťahuje aj vo vzťahu obdobnom pracovnoprávnemu (napr. člen orgánu právnickej osoby, činnosť SZČO, odborná prax, dobrovoľník, zmluvný partner).
3/ Oznamovanie protispoločenskej činnosti sa nepovažuje za porušenie zmluvnej povinnosti zachovávať mlčanlivosť ani za porušenie povinnosti zachovávať mlčanlivosť podľa osobitných predpisov (napr. skutočnosti spojené s obchodným tajomstvom).
4/ Odvetným opatrením sa rozumie konanie alebo opomenutie konania v súvislosti s pracovnoprávnym alebo iným obdobným vzťahom oznamovateľa vyvolané oznámením alebo zverejnením informácií o protispoločenskej činnosti a ktoré oznamovateľovi alebo osobám uvedeným v Čl. III ods.1/ spôsobilo alebo môže spôsobiť neopodstatnenú ujmu; odvetným opatrením podľa predchádzajúcej vety je najmä
5/ Dotknutou osobou sa rozumie fyzická osoba alebo právnická osoba, proti ktorej oznámenie smeruje.
6/ Konaním v dobrej viere sa rozumie konanie fyzickej osoby, ktorá vzhľadom na okolnosti, ktoré sú jej známe, a vedomosti, ktoré v čase oznámenia má, sa odôvodnene domnieva, že uvádzané skutočnosti sú pravdivé; v pochybnostiach sa konanie považuje za konanie v dobrej viere, dovtedy, kým sa nepreukáže opak.
Čl. III
OCHRANA OZNAMOVATEĽA
1/ RE/MAX SK sa zaväzuje, že voči oznamovateľovi ani voči blízkej osobe oznamovateľa, voči osobe, ktorá s oznamovateľom podniká, voči osobe, ktorá poskytla oznamovateľovi pomoc a pod. nepristúpi k hrozbe odvetným opatrením ani postihu odvetným opatrením.
2/ Oznamovateľ a osoba podľa predchádzajúceho odseku sa nemôže vzdať práva na ochranu pred postihom odvetným opatrením.
Čl. IV
URČENIE ZODPOVEDNEJ OSOBY
1/ RE/MAX SK v zmysle zák. č. 54/2019 Z.z. určuje osobu, ktorá plní úlohy ako zodpovedná osoba, ktorou je Jan Hrubý, CEO & konateľ spoločnosti RE/MAX SK.
2/ RE/MAX SK sa zaväzuje, že voči zodpovednej osobe alebo osobe, ktorá sa podieľa na plnení úloh zodpovednej osoby, nepristúpi k hrozbe odvetným opatrením ani postihu odvetným opatrením.
Čl. V
SPÔSOBY PODÁVANIA OZNÁMENÍ PROTISPOLOČENSKEJ ČINNOSTI
1/ Oznámenia je možné uskutočniť
2/ RE/MAX SK je povinný prostredníctvom zodpovednej osoby potvrdiť prijatie oznámenia.
Čl. VI
PREVEROVANIE OZNÁMENÍ PROTISPOLOČENSKEJ ČINNOSTI
1/ Preverovanie oznámení zabezpečí zodpovedná osoba alebo štatutárny orgán (ak podanie smeruje proti zodpovednej osobe alebo spochybňuje jej nezaujatosť).
2/ Pri preverovaní oznámenia je rozhodujúci jeho obsah a nie jeho označenie samotným oznamovateľom; tu treba zvážiť, či po obsahovej stránke sa jedná o oznámenie protispoločenskej činnosti alebo reklamácia v zmysle reklamačného poriadku RE/MAX SK.
3/ Ak z oznámenia vyplýva, že oznámenie protispoločenskej činnosti je iba časť tohto oznámenia, podľa tejto smernice sa preverí len príslušná časť oznámenia. Zvyšné časti oznámenia sa vybavia podľa režimu, pod ktorý spadajú (napr. reklamácie, sťažnosti a pod.).
4/ Pokiaľ z obsahu podania vyplýva, že nejde o oznámenie protispoločenskej činnosti podľa tejto smernice, ale na vybavenie podania je príslušný iný orgán, zodpovedná osoba podanie bezodkladne vráti oznamovateľovi.
5/ V prípade potreby doplnenia alebo upresnenia skutočností uvedených v oznámení zodpovedná osoba bez zbytočného odkladu vyzve oznamovateľa na jeho doplnenie alebo upresnenie s určením primeranej lehoty na uskutočnenie tohto úkonu. Ak bude doplnenie alebo upresnenie vykonané po uplynutí primeranej lehoty a zároveň po uplynutí zákonom stanovenej lehoty na preverenie oznámenia (90 dní od prijatia oznámenia), tak zodpovedná osoba naň nemôže prihliadať.
6/ Zodpovedná osoba bez zbytočného odkladu oboznámi dotknutú osobu s obsahom oznámenia a umožní mu vyjadriť sa k nemu, ako aj predložiť doklady, písomnosti či iné informácie potrebné na spoľahlivé preverenie oznámenia. V prípade, že z informácií, ktoré sú súčasťou alebo prílohou oznámenia, možno vyvodiť totožnosť oznamovateľa, zodpovedná osoba s takýmito informáciami dotknutú osobu neoboznámi, ale vyzve ho len na uvedenie skutočností, resp. predloženie dokladov, písomností či iných informácií (napr. kamerový záznam, fotka) nevyhnutných na spoľahlivé preverenie oznámenia.
7/ Zodpovedná osoba je oprávnená v potrebnom rozsahu písomne vyzvať oznamovateľa, dotknutú osobu respektíve inú osobu v pracovnoprávnom vzťahu alebo vzťahu obdobnom pracovnoprávnemu, aby poskytla pri preverovaní podnetu potrebnú súčinnosť spolu s určením primeranej lehoty na poskytnutie súčinnosti.
8/ RE/MAX SK je povinný poskytnúť zodpovednej osobe pri plnení jej úloh potrebnú súčinnosť; najmä je povinný jej poskytnúť dostatočné prostriedky potrebné na plnenie týchto úloh a prístup k osobným údajom a dokumentom.
9/ RE/MAX SK je povinný umožniť zodpovednej osobe nezávislé plnenie jej úloh, pričom zodpovedná osoba je viazaná len pokynmi štatutárneho orgánu RE/MAX SK alebo štatutárneho orgánu materskej spoločnosti (RE/MAX CZ), ak nie je zodpovednou osobou priamo štatutárny orgán alebo člen štatutárneho orgánu
10/ RE/MAX SK je povinný pri prijímaní, preverovaní a evidencii oznámení zachovávať mlčanlivosť o totožnosti oznamovateľa a totožnosti dotknutej osoby; na poskytnutie informácie o totožnosti oznamovateľa je potrebný jeho písomný súhlas. Prvou vetou nie je dotknutá povinnosť poskytnúť informácie o totožnosti oznamovateľa a informácie o totožnosti dotknutej osoby na účely trestného konania alebo konania o správnom delikte podľa osobitných predpisov.
11/ RE/MAX SK je povinný preveriť oznámenie a oznámiť oznamovateľovi výsledok preverenia oznámenia a opatrenia, ak sa prijali na základe preverenia oznámenia do 90 dní od potvrdenia prijatia oznámenia alebo ak sa prijatie oznámenia nepotvrdilo, do 90 dní od uplynutia siedmich dní od prijatia oznámenia. Ak výsledkom preverenia oznámenia je postúpenie veci na vybavenie podľa Trestného poriadku alebo osobitných predpisov, RE/MAX SK je povinný o tejto skutočnosti vopred informovať oznamovateľa; to neplatí, ak by informovaním oznamovateľa mohlo byť zmarené prešetrenie oznámenia. RE/MAX SK je povinný vyžiadať si výsledok vybavenia v rozsahu, ako to umožňuje osobitný predpis a do desiatich dní od doručenia tohto výsledku s ním oboznámiť oznamovateľa.
12/ Zodpovedná osoba sa nachádza v konflikte záujmov v nasledujúcich prípadoch:
Zodpovedná osoba je povinná oznámiť štatutárnemu orgánu konflikt záujmov bez zbytočného odkladu.
V prípade konfliktu záujmov alebo dlhodobej práceneschopnosti zodpovednej osoby, určí štatutárny orgán RE/MAX SK pre konkrétny prípad bez zbytočného odkladu náhradnú zodpovednú osobu „ad hoc“. Náhradná zodpovedná osoba je povinná riadiť sa touto smernicou, pričom práva a povinnosti tejto náhradnej zodpovednej osoby sa aplikujú analogicky ako práva a povinnosti zodpovednej osoby.
Čl. VI
INFORMÁCIA O SPRACÚVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV UVEDENÝCH V OZNÁMENÍ
1/ Osobné údaje sa spracúvajú v zmysle čl. 13 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe týchto údajov (ďalej ako „GDPR“).
2/ Prevádzkovateľom je spoločnosť SLOVAKIA TOP ESTATES, s.r.o., so sídlom Cesta na Senec 2/A, Bratislava – Ružinov 821 04, IČO: 36 276 065, zapísaná v Obchodnom registri Mestského súdu Bratislava III, oddiel: Sro, vložka č.: 98174/B (ďalej ako "prevádzkovateľ"). Prevádzkovateľa je možné kontaktovať telefonicky na tel. čísle +421 / 2 4924 4301, alebo e-mailom odoslaným na adresu info@re-max.sk.
3/ Prevádzkovateľ má určenú zodpovednú osobu v zmysle čl. 37 a nasl. GDPR, ktorú je možné kontaktovať písomne na adrese sídla spoločnosti RE/MAX SK alebo e-mailom odoslaným na adresu info@re-max.sk.
4/ Účelom spracúvania osobných údajov fyzických osôb (ďalej ako „dotknutá osoba podľa GDPR“) je evidencia oznámení protispoločenskej činnosti v zmysle zákona č. 54/2019 Z. z. o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v platnom znení (ďalej ako „Zákon o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti“), vybavovanie oznámení protispoločenskej činnosti.
5/ Právnym základom pre spracúvanie osobných údajov je čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR - splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa podľa Zákona o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti. Poskytnutie osobných údajov zo strany dotknutej osoby podľa GDPR nie je povinné pre účely uvedené v písm. a) a b), avšak v prípade ak dotknutá osoba neposkytne svoje osobné údaje, nebude jej možné oznámiť výsledok preverenia podaného oznámenia protispoločenskej činnosti.
6/ Príjemcom osobných údajov poskytnutých na základe oznámenia o protispoločenskej činnosti môže byť prevádzkovateľ, Úrad na ochranu oznamovateľov, správne orgány, orgány činne v trestnom konaní a súdy. V prípade rozšírenia okruhu kategórií príjemcov bude informácia zverejnená na https://remax-slovakia.sk/.
7/ Prevádzkovateľ nezamýšľa prenášať osobné údaje dotknutej osoby do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie s výnimkou ČR, kde sídli materská spoločnosť (RE/MAX CZ).
8/ Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje dotknutej osoby po dobu troch (3) rokov od oznámenia protispoločenskej činnosti.
9/ Dotknutá osoba podľa GDPR má právo:
Čl. VII
EVIDENCIA OZNÁMENÍ
1/ RE/MAX SK je povinný počas troch rokov odo dňa doručenia oznámenia viesť evidenciu oznámení v rozsahu
2/ Evidencia oznámení je prístupná len zodpovednej osobe a štatutárnemu orgánu RE/MAX SK respektíve materskej spoločnosti RE/MAX CZ.
3/ Zodpovedná osoba evidenciu oznámení chráni pred stratou, zničením, poškodením, zneužitím a iným neoprávneným zasahovaním.
Čl. IX
PRIJÍMANIE OPATRENÍ V SÚVISLOSTI S OZNAMOVANÍM PROTISPOLOČENSKEJ ČINNOSTI
1/ RE/MAX SK sa zaväzuje prijímať opatrenia na odstránenie nedostatkov zistených pri preverovaní oznámení a o komunikácii s oznamovateľom vo veci týchto opatrení.
2/ RE/MAX SK sa zaväzuje prijímať opatrenia proti bráneniu v oznamovaní protispoločenskej činnosti.
Čl. X
ZÁVEREČNÉ USTANOVENIA
1/ Táto smernica ako aj úplné znenie zákona je zverejnené a dostupné všetkým osobám v pracovnoprávnom vzťahu ako aj osobám vo vzťahu obdobnom pracovnoprávnemu na webovom sídle RE/MAX SK: https://remax-slovakia.sk/
2/ Táto smernica nadobúda platnosť a účinnosť dňom 01.09.2023.
