VNÚTORNÝ OZNAMOVACÍ SYSTÉM
NA OCHRANU OZNAMOVATELOV
PROTISPOLEČENSKEJ ČINNOSTI
(ďalej len „VOS“)
1. Tento VOS sa vzťahuje na všetkých franšízistov, ktorí majú so spoločnosťou SLOVAKIA TOP ESTATES, s.r.o., so sídlom Bottova 1, 811 09 Bratislava, IČO 36276065 (ďalej len „RE/MAX Slovakia“) uzavretú zmluvu o franšíze, na všetkých partnerov predaja, ktorí majú s franšísistmi uzavretú zmluvu o spolupráci s partnerom predaja a na zamestnancov RE/MAX Slovakia.
2. Tento VOS bol prijatý v zmysle zák. č. 54/2019 Z.z., ktorý upravuje:
- podmienky poskytovania ochrany osobám v pracovnoprávnom vzťahu alebo v inom obdobnom vzťahu v súvislosti s oznamovaním kriminality alebo inej protispoločenskej činnosti,
- práva a povinnosti osôb pri oznamovaní protispoločenskej činnosti,
- zriadenie, postavenie a pôsobnosť Úradu na ochranu oznamovateľov.
1. Oznámením sa rozumie uvedenie skutočností, o ktorých sa oznamovateľ dozvedel v súvislosti s pracovnoprávnym vzťahom alebo iným obdobným vzťahom a ktoré sa týkajú protispoločenskej činnosti.
2. Oznamovateľom sa rozumie osoba, ktorá v dobrej viere urobí oznámenie orgánu príslušnému na prijatie oznámenia alebo zamestnávateľovi. Okrem oznamovateľov v pracovnoprávnom vzťahu sa zákonná ochrana vzťahuje aj vo vzťahu obdobnom pracovnoprávnemu (napr. člen orgánu právnickej osoby, činnosť SZČO, odborná prax, dobrovoľník, zmluvný partner).
3. Oznamovanie protispoločenskej činnosti sa nepovažuje za porušenie zmluvnej povinnosti zachovávať mlčanlivosť ani za porušenie povinnosti zachovávať mlčanlivosť podľa osobitných predpisov (napr. skutočnosti spojené s obchodným tajomstvom).
4. Odvetným opatrením sa rozumie konanie alebo opomenutie konania v súvislosti s pracovnoprávnym alebo iným obdobným vzťahom oznamovateľa vyvolané oznámením alebo zverejnením informácií o protispoločenskej činnosti a ktoré oznamovateľovi alebo osobám uvedeným v Čl. III ods.1. spôsobilo alebo môže spôsobiť neopodstatnenú ujmu; odvetným opatrením podľa predchádzajúcej vety je najmä:
- výpoveď alebo okamžité skončenie pracovného pomeru,
- skončenie v skúšobnej dobe alebo nepredĺženie pracovného pomeru na dobu neurčitú,
- odvolanie, preradenie na nižšiu pozíciu alebo odmietnutie povýšenia,
- zmena pracovných povinností, miesta výkonu práce alebo zmena pracovného času,
- zníženie mzdy, nepriznanie odmeny alebo osobného príplatku,
- neposkytnutie odbornej prípravy,
- disciplinárne opatrenie,
- nátlak, zastrašovanie alebo obťažovanie,
- poškodzovanie dobrej povesti,
- odstúpenie od zmluvy o dodávke tovarov a služieb,
- zrušenie licencie alebo povolenia.
5. Dotknutou osobou sa rozumie fyzická osoba alebo právnická osoba, proti ktorej oznámenie smeruje.
6. Konaním v dobrej viere sa rozumie konanie fyzickej osoby, ktorá vzhľadom na okolnosti, ktoré sú jej známe, a vedomosti, ktoré v čase oznámenia má, sa odôvodnene domnieva, že uvádzané skutočnosti sú pravdivé; v pochybnostiach sa konanie považuje za konanie v dobrej viere, dovtedy, kým sa nepreukáže opak.
1. RE/MAX Slovakia sa zaväzuje, že voči oznamovateľovi ani voči blízkej osobe oznamovateľa, voči osobe, ktorá s oznamovateľom podniká, voči osobe, ktorá poskytla oznamovateľovi pomoc a pod. nepristúpi k hrozbe odvetným opatrením ani postihu odvetným opatrením.
2. Oznamovateľ a osoba podľa predchádzajúceho odseku sa nemôže vzdať práva na ochranu pred postihom odvetným opatrením.
1. RE/MAX Slovakia v zmysle zák. č. 54/2019 Z.z. určuje osobu, ktorá plní úlohy ako zodpovedná osoba, ktorou je Jan Hrubý, CEO & konateľ spoločnosti RE/MAX Slovakia.
2. RE/MAX Slovakia sa zaväzuje, že voči zodpovednej osobe alebo osobe, ktorá sa podieľa na plnení úloh zodpovednej osoby, nepristúpi k hrozbe odvetným opatrením ani postihu odvetným opatrením.
1. Oznámenia je možné uskutočniť:
- elektronickou poštou na emailovú adresu whistleblowing@re-max.sk,
- písomne na adresu: SLOVAKIA TOP ESTATES, s.r.o., Bottova 1, 811 09 Bratislava (na obálke je potrebné uviesť „Oznámenie o protispoločenskej činnosti – NEOTVÁRAŤ).
2. RE/MAX Slovakia je povinný prostredníctvom zodpovednej osoby potvrdiť prijatie oznámenia.
1. Preverovanie oznámení zabezpečí zodpovedná osoba alebo štatutárny orgán (ak podanie smeruje proti zodpovednej osobe alebo spochybňuje jej nezaujatosť).
2. Pri preverovaní oznámenia je rozhodujúci jeho obsah a nie jeho označenie samotným oznamovateľom; tu treba zvážiť, či po obsahovej stránke sa jedná o oznámenie protispoločenskej činnosti alebo reklamácia v zmysle Reklamačného poriadku RE/MAX Slovakia.
3. Ak z oznámenia vyplýva, že oznámenie protispoločenskej činnosti je iba časť tohto oznámenia, preverí sa len príslušná časť oznámenia. Zvyšné časti oznámenia sa vybavia podľa režimu, pod ktorý spadajú (napr. reklamácie, sťažnosti a pod.).
4. Pokiaľ z obsahu podania vyplýva, že nejde o oznámenie protispoločenskej činnosti podľa tohto VOS, ale na vybavenie podania je príslušný iný orgán, zodpovedná osoba podanie bezodkladne vráti oznamovateľovi.
5. V prípade potreby doplnenia alebo upresnenia skutočností uvedených v oznámení zodpovedná osoba bez zbytočného odkladu vyzve oznamovateľa na jeho doplnenie alebo upresnenie s určením primeranej lehoty na uskutočnenie tohto úkonu. Ak bude doplnenie alebo upresnenie vykonané po uplynutí primeranej lehoty a zároveň po uplynutí zákonom stanovenej lehoty na preverenie oznámenia (90 dní od prijatia oznámenia), tak zodpovedná osoba naň nemôže prihliadať.
6. Zodpovedná osoba bez zbytočného odkladu oboznámi dotknutú osobu s obsahom oznámenia a umožní mu vyjadriť sa k nemu, ako aj predložiť doklady, písomnosti či iné informácie potrebné na spoľahlivé preverenie oznámenia. V prípade, že z informácií, ktoré sú súčasťou alebo prílohou oznámenia, možno vyvodiť totožnosť oznamovateľa, zodpovedná osoba s takýmito informáciami dotknutú osobu neoboznámi, ale vyzve ho len na uvedenie skutočností, resp. predloženie dokladov, písomností či iných informácií (napr. kamerový záznam, fotka) nevyhnutných na spoľahlivé preverenie oznámenia.
7. Zodpovedná osoba je oprávnená v potrebnom rozsahu písomne vyzvať oznamovateľa, dotknutú osobu respektíve inú osobu v pracovnoprávnom vzťahu alebo vzťahu obdobnom pracovnoprávnemu, aby poskytla pri preverovaní podnetu potrebnú súčinnosť spolu s určením primeranej lehoty na poskytnutie súčinnosti.
8. RE/MAX Slovakia je povinný poskytnúť zodpovednej osobe pri plnení jej úloh potrebnú súčinnosť; najmä je povinný jej poskytnúť dostatočné prostriedky potrebné na plnenie týchto úloh a prístup k osobným údajom a dokumentom.
9. RE/MAX Slovakia je povinný umožniť zodpovednej osobe nezávislé plnenie jej úloh, pričom zodpovedná osoba je viazaná len pokynmi štatutárneho orgánu RE/MAX Slovakia alebo štatutárneho orgánu materskej spoločnosti (RE/MAX Czech Republic), ak nie je zodpovednou osobou priamo štatutárny orgán alebo člen štatutárneho orgánu.
10. RE/MAX Slovakia je povinný pri prijímaní, preverovaní a evidencii oznámení zachovávať mlčanlivosť o totožnosti oznamovateľa a totožnosti dotknutej osoby; na poskytnutie informácie o totožnosti oznamovateľa je potrebný jeho písomný súhlas. Prvou vetou nie je dotknutá povinnosť poskytnúť informácie o totožnosti oznamovateľa a informácie o totožnosti dotknutej osoby na účely trestného konania alebo konania o správnom delikte podľa osobitných predpisov.
11. RE/MAX Slovakia je povinný preveriť oznámenie a oznámiť oznamovateľovi výsledok preverenia oznámenia a opatrenia, ak sa prijali na základe preverenia oznámenia do 90 dní od potvrdenia prijatia oznámenia alebo ak sa prijatie oznámenia nepotvrdilo, do 90 dní od uplynutia siedmich dní od prijatia oznámenia. Ak výsledkom preverenia oznámenia je postúpenie veci na vybavenie podľa Trestného poriadku alebo osobitných predpisov, RE/MAX Slovakia je povinný o tejto skutočnosti vopred informovať oznamovateľa; to neplatí, ak by informovaním oznamovateľa mohlo byť zmarené prešetrenie oznámenia. RE/MAX Slovakia je povinný vyžiadať si výsledok vybavenia v rozsahu, ako to umožňuje osobitný predpis a do desiatich dní od doručenia tohto výsledku s ním oboznámiť oznamovateľa.
12. Zodpovedná osoba sa nachádza v konflikte záujmov v nasledujúcich prípadoch:
- pokiaľ oznámenie smeruje priamo voči zodpovednej osobe,
- pokiaľ, vzhľadom na skutočnosti uvádzané v oznámení alebo okolnosti prípadu, možno mať pochybnosti o nezaujatosti zodpovednej osoby vzhľadom na pomer zodpovednej osoby k preverovanému oznámeniu, k oznamovateľovi alebo k dotknutej osobe.
Zodpovedná osoba je povinná oznámiť štatutárnemu orgánu konflikt záujmov bez zbytočného odkladu. V prípade konfliktu záujmov alebo dlhodobej práceneschopnosti zodpovednej osoby, určí štatutárny orgán RE/MAX Slovakia pre konkrétny prípad bez zbytočného odkladu náhradnú zodpovednú osobu „ad hoc“. Náhradná zodpovedná osoba je povinná riadiť sa VOS, pričom práva a povinnosti tejto náhradnej zodpovednej osoby sa aplikujú analogicky ako práva a povinnosti zodpovednej osoby.
1. Osobné údaje sa spracúvajú v zmysle čl. 13 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe týchto údajov (ďalej ako „GDPR“).
2. Prevádzkovateľom je spoločnosť RE/MAX Slovakia. Prevádzkovateľa je možné kontaktovať telefonicky na tel. čísle +421 902 107 743, alebo e-mailom odoslaným na adresu info@re-max.sk.
3. Prevádzkovateľ má určenú zodpovednú osobu v zmysle čl. 37 a nasl. GDPR, ktorú je možné kontaktovať písomne na adrese sídla spoločnosti RE/MAX Slovakia alebo e-mailom odoslaným na adresu info@re-max.sk.
4. Účelom spracúvania osobných údajov fyzických osôb (ďalej ako „dotknutá osoba podľa GDPR“) je evidencia oznámení protispoločenskej činnosti v zmysle zákona č. 54/2019 Z. z. o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v platnom znení (ďalej ako „Zákon o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti“), vybavovanie oznámení protispoločenskej činnosti.
5. Právnym základom pre spracúvanie osobných údajov je čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR - splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa podľa Zákona o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti. Poskytnutie osobných údajov zo strany dotknutej osoby podľa GDPR nie je povinné pre účely uvedené v písm. a) a b), avšak v prípade ak dotknutá osoba neposkytne svoje osobné údaje, nebude jej možné oznámiť výsledok preverenia podaného oznámenia protispoločenskej činnosti.
6. Príjemcom osobných údajov poskytnutých na základe oznámenia o protispoločenskej činnosti môže byť prevádzkovateľ, Úrad na ochranu oznamovateľov, správne orgány, orgány činne v trestnom konaní a súdy. V prípade rozšírenia okruhu kategórií príjemcov bude informácia zverejnená na www.re-max.sk.
7. Prevádzkovateľ nezamýšľa prenášať osobné údaje dotknutej osoby do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie s výnimkou Českej republiky, kde sídli materská spoločnosť (RE/MAX Czech Republic).
8. Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje dotknutej osoby po dobu troch (3) rokov od oznámenia protispoločenskej činnosti.
9. Dotknutá osoba podľa GDPR má právo:
- požadovať prístup k osobným údajom, ktoré sa jej týkajú – požadovať či sa o nej spracúvajú osobné údaje, na aký účel sa spracúvajú, aké osobné údaje sa o nej spracúvajú, informáciu o príjemcoch, dobe uchovávania alebo kritériách jej určenia, informáciu o jej právach ako dotknutej osoby podľa GDPR. Za opakované poskytnutie osobných údajov, o ktoré dotknutá osoba požiada, môže prevádzkovateľ účtovať primeraný poplatok zodpovedajúci administratívnym nákladom,
- opravu jej osobných údajov alebo na doplnenie neúplných osobných údajov,
- na vymazanie jej osobných údajov alebo na obmedzenie spracúvania jej osobných údajov; prevádzkovateľ je povinný informovať dotknutú osobu predtým, ako dôjde k zrušeniu obmedzenia spracúvania jej osobných údajov, výmaz údajov však nie je možné vyhovieť pokiaľ je splnená niektorá z podmienok uvedených v odseku 3. čl. 17 GDPR,
- na prenosnosť osobných údajov inému príjemcovi, ak je to technicky možné,
- podať Úradu na ochranu osobných údajov návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov, ktorého predmetom je zistiť, či došlo k porušeniu práv fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov,
- prevádzkovateľ vo vzťahu k dotknutej osobe nevykonáva automatizované spracúvanie osobných údajov vrátane profilovania.
1. RE/MAX Slovakia je povinný počas troch rokov odo dňa doručenia oznámenia viesť evidenciu oznámení v rozsahu:
- dátum doručenia oznámenia,
- meno, priezvisko a pobyt oznamovateľa, ak nejde o anonymného oznamovateľa,
- predmet oznámenia,
- výsledok preverenia oznámenia,
- dátum skončenia preverenia oznámenia.
2. Evidencia oznámení je prístupná len zodpovednej osobe a štatutárnemu orgánu RE/MAX Slovakia respektíve materskej spoločnosti RE/MAX Czech Republic.
3. Zodpovedná osoba evidenciu oznámení chráni pred stratou, zničením, poškodením, zneužitím a iným neoprávneným zasahovaním.
1. RE/MAX Slovakia sa zaväzuje prijímať opatrenia na odstránenie nedostatkov zistených pri preverovaní oznámení a o komunikácii s oznamovateľom vo veci týchto opatrení.
2. RE/MAX Slovakia sa zaväzuje prijímať opatrenia proti bráneniu v oznamovaní protispoločenskej činnosti.
1. Tento VOS je zverejnený a dostupný všetkým osobám v pracovnoprávnom vzťahu ako aj osobám vo vzťahu obdobnom pracovnoprávnemu na webovom sídle RE/MAX Slovakia www.re-max.sk.
2. Tento VOS nadobúda platnosť a účinnosť dňom 01.10.2024.
